経理業務の中で毎日のように目にする請求書。
自社で発行する請求書もあれば、取引先から受領する請求書もあります。
そしてそれらの請求書は、法人税法、所得税法、消費税法といった各税法で保存が必要な期間が定められています。
法人税法では、請求書に限らず、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書などの証憑書類を7年間保存することを求めています。
ここでいう7年とは、発行日から7年ではなく、「事業年度の確定申告の提出期限の翌日から7年間」と定められているので注意してください。
確定申告の提出期限は、事業年度終了日の翌日から2か月以内です。
また、欠損金の繰越控除を適用する場合には、保存期間が10年間となる場合もありますので、
法人は請求書を10年間保存しておくと良いでしょう。
個人事業主は青色申告・白色申告を問わず、請求書の保存期間は基本的に5年です。
法人と同じく、発行日から5年ではなく、”確定申告の提出期限から5年”です。
また、年間の課税売上が1,000万円を超えるなど条件を満たした場合には、個人事業主であっても消費税の納税義務がある「消費税課税事業者」となります。
消費税課税事業者の場合、請求書を7年間保存することが必要になります。
請求書の書類保管方法は以下の４種類があります。
請求書をそのまま原本、もしくは紙のコピーで保管する方法です。
多くの企業にとって馴染みのある保管方法ですが、デメリットの一つは、キャビネットなどの保管場所が必要という点になります。
また保管期間が長くなるほど劣化していくことは、紙の性質上避けられません。
さらに、請求書の内容を閲覧するために保管場所を探すなどの手間がかかります。
請求書を含む、重要書類の保管・管理を専門に行っている会社があります。
必要に応じて外部期間に依頼することにより、原本をオフィス内に置いておく必要がなくなります。
また専門の倉庫を使用するケースがあり、場合によっては自社で保管するよりもセキュリティレベルや、防災レベルが向上することがメリットです。
この方法には、検索や閲覧、共有が容易になるという利点があります。
さらに、原本を破棄できる場合には、紙の契約書の保管スペースを節約できます。
一方、デメリットとしては、まずスキャンする手間がかかることが挙げられます。
また、ファイル名の付与ルールを徹底するなど、請求書の管理体制を整える必要もあります。
保存するファイルサーバにはパスワードを設定し、特定の人のみが閲覧できるようにするなど、セキュリティ対策も重要です。
証憑書類を電子的なデータとして保存する方法もあります。
電子化して保管することは場所を取らず、検索も容易になるなどメリットが少なくありません。
なお電子帳簿保存法の改正により、2022年1月以降、電子的に受け取った証憑書類については、原則として電子保存が義務付けられるようになりました。
紙で受け取った請求書を紙のまま保存することはできても、メール添付などで受け取った電子データの請求書は電子的に保存しなければなりません。
請求書には機密情報が含まれていることが多いため、情報漏洩が起こらないよう、閲覧・復元できない状態で完全に破棄することが重要です。
シュレッダーを使用することで、請求書に記載されている重要な情報を細かく裁断し、漏洩のリスクを確実に防ぐことができます。
シュレッダーは、書類を再利用や復元が困難な形に破壊するため、機密情報の安全性を高めるのに非常に有効です。
いざ監査の際に、スキャン漏れや要件を満たしていないことが発覚した場合、原本の確認が必要になります。 スキャナ保存に運用変更したからといって即、紙の原本を破棄することに踏み切れないケースは多いと思います。 運用してみて、スキャナ保存で問題ないことが確認できた場合、スマート書庫では取り出しをすることなく溶解廃棄の依頼が可能です。 運用移行期間の暫定保管先として、スマート書庫を是非ご検討ください。
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スマート書庫は、1箱からでも預入れができる文書保管サービスです。
事業規模にかかわらず気軽にご利用いただけます。個人事業主の方もOKです。
保管料は1箱あたり100円。初回預入費用は1,000円。シンプルな料金体系で、大変ご好評をいただいています。
請求書は、証憑（しょうひょう）書類という位置付けにあたり、
取引の証拠となるものです。
・個人事業主の場合、保管期間は5年間と定められています。
青色申告・白色申告に関わらず同じです。
消費税を納税している個人事業主の場合は７年間の請求書保管義務があります。
・法人の場合、請求書の保管期間は原則7年間となります。
例外として、赤字決算の生じた事業年度は
10年間の保管義務があると定められています。
2022年1月、電子帳簿保存法（以下、電帳法）が改正され、
証憑書類のスキャナ保存要件が緩和されました。
ただ、請求書をスキャンして電子保存するためには
一定の要件を満たす必要があることは変わりありません。
紙の請求書を紙のまま保管するのは、簡単で安価な方法と言えるでしょう。
1月額保管料は1箱あたり
スマート書庫は1箱から100円/月でご利用いただけます。
2預入れから取出しまで
Webで簡単完結
預け入れから取り出しまで、全ての手続きはWEBで簡単に完結。
3社内書類も外部倉庫の書類も
一元管理
箱の預け入れ／取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理。
保管のご相談をいただくことが多い書類をランキングにしました。
保管の法定年限が決まっているので廃棄できないが、手元に置いておく必要のない書類をスマート書庫で保管したい、というニーズが多いようです。オフィスのレイアウト変更や移転に伴って社内保管すべき書類の見直しをするケースが多く見受けられます。
※スマート書庫では、弊社が箱を開封することはございません。お客様からご相談いただいた内容を基にランキング化しております。
直近の請求書は事務所内に置いておいて、過去の請求書だけを外部倉庫に保管したい、というご相談はよくあります。
スマート書庫にお申込みいただくと、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一元管理することができる統合書類管理システムを無料でご利用いただけます。
箱のご注文、預け入れ、取り出しも、システムから簡単にご依頼いただけます。
紙をファイリングするよりもスキャンして格納・管理する方が簡単、という方もいるかと思います。
しかし、スキャナ保存に移行しても、すぐに紙の原本を破棄できるでしょうか？
いざ監査の際に、スキャン漏れや要件を満たしていないことが発覚した場合、原本の確認が必要になります。
スキャナ保存に運用変更したからといって即、紙の原本を破棄することに踏み切れないケースは多いと思います。
運用してみて、スキャナ保存で問題ないことが確認できた場合、スマート書庫では取り出しをすることなく溶解廃棄の依頼が可能です。
運用移行期間の暫定保管先として、スマート書庫を是非ご検討ください。
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事業規模にかかわらず気軽にご利用いただけます。個人事業主の方もOKです。
保管料は1箱あたり100円。初回預入費用は1,000円。シンプルな料金体系で、大変ご好評をいただいています。
| 料金種別 | A社 | すましょ | B社 |
|---|---|---|---|
| 保管料 | 90円 | 100円 | 105円 |
| 入出庫および配送料 | 850円 | 600円※出庫無料 | 1200円 |
| 専用保管箱料 | 250円 | 400円 | 210円+送料（600円～） |
| 溶解処理料 | 500円 | 600円 | 300円 |
| 10箱初回入庫時費用 | |||
| 計算式 | 250円×10+850円×10+90円×10＝11,900円※箱サイズは半分程度 | 600円×10+400円×10+100円×10＝1,1000円 | 210円×10+600円+850円×10+300円+50円×10+105円×10＝13,050円 |
| 総額 | 11,900円 | 1,1000円 | 13,050円 |
※A社の箱の大きさはすましょの半分程度
領収書とは、商品やサービスの対価として金銭を受け取ったことを証明するために発行する書類のことです。 取引があったことを証明する「証憑（しょうひょう）書類」にあたります。
納品書とは、企業が取引先に対して商品やサービスを納めた際に発行する書類のことです。 主に「いつ／何を／いくつ／いくら分／どこへ納品したのか」を記載しています。
契約書は、会社で管理するなかで最も重要な書類の一つです。 取引先と自社の間での権利や義務といった合意内容を書面で明確にすることにより、誤解から生じるトラブルや紛争を未然に防ぐことができます。
「仕事の報酬やサービス利用で発生した料金を、指定期日までに支払ってもらうための文書」です。
銀行・会社・商店などで、金銭・物品の出納(すいとう)や取引の内容などを簡単に記し、関係者の間の連絡や責任を明らかにする紙片です。
見積書とは、提供する製品の価格やサービス範囲などの条件を発注者に提示するための文書で、取引の初期段階で取り交わされます。
