請求書の印刷は、基本的に社内のプリンターを使用しますが、大量に発行する際は、印刷業者に外注することも検討しましょう。
社内プリンターで印刷する場合と外注する場合のについて解説いたします。
中小企業では、請求書を社内のプリンターで印刷するのが一般的です。
取引先によっては、原本の郵送前にFAXで送付するよう求められることもありますが、複合機のスキャナ機能を活用すれば、PDF形式でメール送信することも可能です。
社内プリンターでの印刷には、機器の購入費用、電気代、そして用紙代がかかります。
また、新たにプリンターや複合機を導入する際には、Wi-Fi接続が可能な機種がおすすめです。コンセントやコードに縛られず、設置場所の選択肢が広がるだけでなく、スマホやタブレットから外部で作成した請求書をリモートで印刷することもできます。
請求書の印刷枚数が多い場合、アウトソーシングを利用することでコストを抑えられることがあります。
請求代行会社や経理事務所に印刷を依頼する場合の費用は、複写式で100冊の場合、おおよそ5万円（税込）が相場です。
これらの費用は、印刷のみを依頼した場合のものです。最近では、請求書の発行、封入、さらには取引先の与信管理まで対応可能な請求代行サービスも登場しています。
請求書の印刷には適した用紙やサイズがあります。
用紙の種類やサイズは法律で定められているわけではないため、基本的にはプリンターや複合機で使用できるものであれば問題ありません。
ただし、ビジネスマナーや事務処理の効率性を考慮し、一定のフォーマットに沿った運用が求められることが多いです。
請求書の印刷に使用する用紙は、一般的なコピー用紙と呼ばれる普通紙で問題ありません。
コストを抑えたい場合には、普通紙が適していますが、化学パルプ100%の上質紙を使用することも可能です。
また、環境への配慮から再生紙（古紙）を採用する企業も増えています。ただし、再生紙は色の出方にムラが生じる可能性があるため、使用時には注意が必要です。
請求書のサイズには法的な基準はなく、一般的にはA4サイズで発行されます。
請求書だけでなく、契約書、見積書、納品書などのビジネス文書も基本的にA4サイズで作成されます。
他の書類との統一性や取引先の事情を考慮すると、特にこだわりがない場合は、A4サイズが無難です。
また、請求書のサイズに関連して覚えておきたいのが、封入する際の封筒への入れ方です。通常、A4用紙を三つ折りにして、封筒に封入します。
これにより、スムーズに送付ができ、ビジネスマナーとしても適切です。
プリンターは大きく分けて「インクジェットプリンター」と「レーザープリンター」があります。
印刷量が少ないのであれば「インクジェットプリンター」、大量印刷が多いのであれば「レーザープリンター」が向いているでしょう。
レーザープリンターは、感光体にレーザーを照射して印刷イメージを作り、粉末状の色材であるトナーを用いて印刷するタイプのプリンターです。
インクジェットプリンターに比べて解像度はやや劣りますが、文字を鮮明に印字でき、滲みにくいという特徴があります。
メリットとしては、1枚あたりの印刷コストが低く、さらに印刷スピードが速いため、大量印刷に最適です。
一方、デメリットとしては、本体価格や電気代が高くなる点が挙げられます。また、サイズが大きいものが多く、設置スペースが必要です。
インクジェットプリンターは、インクの微粒子を紙に細かく噴射し文字や画像を印刷するプリンターです。
解像度が高いため、綺麗に画像印刷したい場合に向いています。
メリットは、インクジェットプリンターはコンパクトなものが多いため、設置場所に困らないことです。本体価格や電気代もレーザープリンターより安く済みます。
デメリットは、インク代が割高なこともあり、1枚あたりの印刷代が高い傾向にあることです。また、レーザープリンターより印刷スピードが遅いため、大量印刷には不向きである点もあげられます。
用紙には様々な種類があります。それぞれの特徴を知った上で、用紙の種類を選ぶと良いでしょう。
ビジネスで多く使用されている「普通紙」「上質紙」「再生紙」について紹介します。
普通紙
コピー用紙として広く使用されているタイプの用紙です。
コストが安いことがメリットとしてありますが、印刷の質は上質紙と比べるとやや劣ります。
上質紙
化学パルプ100%使用の用紙は、普通紙に比べて印刷の仕上がりが優れているのが特徴です。
高品質な印刷を実現するため、社外のパンフレットなど、大量印刷を行うオフセット印刷でも広く使用されています。
再生紙
古新聞などの古紙を使用して作られた用紙は、再生紙と呼ばれます。
古紙を使用しているため、紙に多少の色むらがあるのが特徴です。
環境への配慮から、再生紙の利用を促進する企業も増えてきています。
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請求書は、証憑（しょうひょう）書類という位置付けにあたり、
取引の証拠となるものです。
・個人事業主の場合、保管期間は5年間と定められています。
青色申告・白色申告に関わらず同じです。
消費税を納税している個人事業主の場合は７年間の請求書保管義務があります。
・法人の場合、請求書の保管期間は原則7年間となります。
例外として、赤字決算の生じた事業年度は
10年間の保管義務があると定められています。
2022年1月、電子帳簿保存法（以下、電帳法）が改正され、
証憑書類のスキャナ保存要件が緩和されました。
ただ、請求書をスキャンして電子保存するためには
一定の要件を満たす必要があることは変わりありません。
紙の請求書を紙のまま保管するのは、簡単で安価な方法と言えるでしょう。
1月額保管料は1箱あたり
スマート書庫は1箱から100円/月でご利用いただけます。
2預入れから取出しまで
Webで簡単完結
預け入れから取り出しまで、全ての手続きはWEBで簡単に完結。
3社内書類も外部倉庫の書類も
一元管理
箱の預け入れ／取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理。
保管のご相談をいただくことが多い書類をランキングにしました。
保管の法定年限が決まっているので廃棄できないが、手元に置いておく必要のない書類をスマート書庫で保管したい、というニーズが多いようです。オフィスのレイアウト変更や移転に伴って社内保管すべき書類の見直しをするケースが多く見受けられます。
※スマート書庫では、弊社が箱を開封することはございません。お客様からご相談いただいた内容を基にランキング化しております。
直近の請求書は事務所内に置いておいて、過去の請求書だけを外部倉庫に保管したい、というご相談はよくあります。
スマート書庫にお申込みいただくと、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一元管理することができる統合書類管理システムを無料でご利用いただけます。
箱のご注文、預け入れ、取り出しも、システムから簡単にご依頼いただけます。
紙をファイリングするよりもスキャンして格納・管理する方が簡単、という方もいるかと思います。
しかし、スキャナ保存に移行しても、すぐに紙の原本を破棄できるでしょうか？
いざ監査の際に、スキャン漏れや要件を満たしていないことが発覚した場合、原本の確認が必要になります。
スキャナ保存に運用変更したからといって即、紙の原本を破棄することに踏み切れないケースは多いと思います。
運用してみて、スキャナ保存で問題ないことが確認できた場合、スマート書庫では取り出しをすることなく溶解廃棄の依頼が可能です。
運用移行期間の暫定保管先として、スマート書庫を是非ご検討ください。
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保管料は1箱あたり100円。初回預入費用は1,000円。シンプルな料金体系で、大変ご好評をいただいています。
| 料金種別 | A社 | すましょ | B社 |
|---|---|---|---|
| 保管料 | 90円 | 100円 | 105円 |
| 入出庫および配送料 | 850円 | 600円※出庫無料 | 1200円 |
| 専用保管箱料 | 250円 | 400円 | 210円+送料（600円～） |
| 溶解処理料 | 500円 | 600円 | 300円 |
| 10箱初回入庫時費用 | |||
| 計算式 | 250円×10+850円×10+90円×10＝11,900円※箱サイズは半分程度 | 600円×10+400円×10+100円×10＝1,1000円 | 210円×10+600円+850円×10+300円+50円×10+105円×10＝13,050円 |
| 総額 | 11,900円 | 1,1000円 | 13,050円 |
※A社の箱の大きさはすましょの半分程度
領収書とは、商品やサービスの対価として金銭を受け取ったことを証明するために発行する書類のことです。 取引があったことを証明する「証憑（しょうひょう）書類」にあたります。
納品書とは、企業が取引先に対して商品やサービスを納めた際に発行する書類のことです。 主に「いつ／何を／いくつ／いくら分／どこへ納品したのか」を記載しています。
契約書は、会社で管理するなかで最も重要な書類の一つです。 取引先と自社の間での権利や義務といった合意内容を書面で明確にすることにより、誤解から生じるトラブルや紛争を未然に防ぐことができます。
「仕事の報酬やサービス利用で発生した料金を、指定期日までに支払ってもらうための文書」です。
銀行・会社・商店などで、金銭・物品の出納(すいとう)や取引の内容などを簡単に記し、関係者の間の連絡や責任を明らかにする紙片です。
見積書とは、提供する製品の価格やサービス範囲などの条件を発注者に提示するための文書で、取引の初期段階で取り交わされます。
